08 Oct 8+3 herramientas de trabajo para mejorar tu organización y productividad
¿Cómo trabajar mejor? Muchas veces me hago esta pregunta para optimizar tiempos y resultados para ser más eficiente, sobre todo teniendo que combinar dos trabajos a la vez. Por suerte, tenemos muchas herramientas de trabajo, online y offline, que facilitan nuestro trabajo y mejoran nuestra organización y productividad. Si quieres saber cuáles son, sigue leyendo.
Parece que siempre hay una guerra entre las herramientas de trabajo online y offline, como si una agenda en papel y una aplicación como Trello no pudiesen convivir. Sin embargo, voy a centrarme en herramientas online, aunque haré una mención final a herramientas offline básicas y que, en nuestra fiebre por digitalizar, no tenemos por qué dejar atrás.
Por supuesto, todo depende de gustos y necesidades pero, por experiencia, es mejor tener lo justo y necesario que mucho, ya que a veces queremos tener tantos papeles y aplicaciones para organizarnos que terminamos perdiendo productividad.
Herramientas online de organización y productividad
Trello
Mi elección personal en cuanto a herramientas de organización online y de la que ya os hablé en este post, pero quería explicar con más detalle cómo es.
Trello te permite crear tableros con listas y compartirlos con otras personas, lo que facilita mucho el trabajo en equipo y la gestión del tiempo y proyectos.
Lo que más me gusta de Trello y aplicaciones parecidas es que puedas adjuntar imágenes, documentos o enlaces y que puedas crear los tableros desde cero, a tu medida, o usar plantillas.
Otras aplicaciones parecidas: Asana, Todoist, Wunderlist, Google Keep y Google Calendar, Jira, Evernote, Monday, Notion.
WeTransfer
¿Alguna vez has notado que la calidad de una foto, al enviártela entre dispositivos, es menor? Muchas veces es porque usamos el email, drive o Whatsapp, que reducen la calidad en el envío y en tanta subida y bajada, pero para solucionar esto está WeTransfer.
WeTransfer tiene una aplicación de ordenador (y otra para móvil llamada Collect) pero también puedes usarla desde el navegador y es muy sencilla. Subes los documentos o carpetas que quieras transferir y te da un enlace. Desde ese enlace luego puedes descargar los archivos con la calidad original.
Más allá del tema de la calidad, si quieres enviar archivos que pesan mucho y tardan en adjuntarse en un mensaje de WhatsApp o un email, esta herramienta de trabajo es una tabla de salvación.
Telegram
Aunque a mí personalmente no me importa dar mi número de teléfono, pero si a ti sí, Telegram te permite tener conversaciones como en Whatsapp pero sin que se vea tu número.
Es muy útil si no quieres dar tu número personal a todes tus clientes o posibles clientes o si quieres crear un grupo para lanzar alguna promoción o avisar de las novedades de tu marca.
Por ejemplo, artistas como Bely Basarte usan esta aplicación de mensajería para anunciar próximos eventos o hacer adelantos del disco a las personas que se han unido a su grupo de Telegram.
También es una herramienta de trabajo muy buena si tienes un curso y quieres que las personas que están en él puedan interactuar entre ellas y contigo de manera privada.
Drive
Parece algo básico, pero a veces usamos Drive en el ordenador y no en el móvil o la tablet, cuando es una manera magnífica de sincronizar todo y poder acceder, consultar documentos y gestionar proyectos desde varios dispositivos (y de compartirlos). También recomiendo tener instaladas las apps de GoogleDocs y GoogleSheets, porque así podrás editar los documentos desde un dispositivo móvil.
Eso sí, si necesitas descargar algo y no quieres que se reduzca la calidad (sobre todo en material audiovisual), vuelvo a recomendarte WeTransfer.
Whatsapp Web
Si cuando trabajas te gusta tener el teléfono lejos para evitar visitas a Instagram pero aún así necesitas estar atente a los mensajes de Whatsapp, te recomiendo que instales la app en tu ordenador (o que la abras en el navegador) para mejorar tu productividad.
Puedes silenciar las notificaciones y tener Whatsapp minimizado para solo mirarlo cuando lo necesites; algo que obviamente también puedes hacer desde el móvil, pero este muchas veces tiene otras aplicaciones tentándonos para que las abramos y nos pasemos demasiado tiempo de feed en feed o mirando memes en Twitter.
Además, es más fácil contestar mensajes (al menos yo escribo mejor con el teclado del ordenador que con el del móvil) y adjuntar archivos que muchas veces tenemos en el ordenador.
Zoom
Para mí, la mejor herramienta para videollamadas de trabajo, aunque tiene la limitación de tiempo si no pagas la versión premium. Aún así, esto se puede ver como una ventaja si quieres que las reuniones no terminen siendo largas, aunque puede verse como algo poco profesional que se acabe una llamada y tener que volver a llamar.
Otras aplicaciones que también he probado y recomiendo, aunque he tenido peor experiencia en tema calidad de la llamada son Google Meet, Skype y GoToMeeting.
Apps Pomodoro
Reconozco que no la uso de manera constante, pero alguna vez que he necesitado concentrarme y sacar adelante un proyecto, he seguido la técnica Pomodoro. Lo cierto es que debería volver a probarlo porque recuerdo que me ayudaba bastante y era una herramienta de trabajo y productividad bastante eficiente.
Supongo que conocéis la técnica (trabajar en una tarea sin parar durante 25 minutos, descansar 5, repetir cuatro veces más y hacer un descanso largo de unos 20 minutos), pero quería recomendaros un par de apps que, una por su sencillez y otra por su originalidad, te ayudarán aún más a cumplir con la técnica Pomodoro.
Una es esta web, que es muy sencilla pero hace su trabajo, y otra es la app Forest, que te incita a cumplir con los 25 minutos de trabajo y a no tocar el móvil (normalmente la principal distracción cuando tratamos de completar una tarea) porque si lo tocas destruyes el arbolito que está creciendo durante tus 25 minutos de trabajo.
Por supuesto, también puedes usar un cronómetro normal.
Spotify
Puede parece una tontería, pero según qué es lo que tengo que hacer, me ayuda escuchar un podcast, si la tarea es muy mecánica, como editar fotos, o música tranquila (orquesta, versiones en acústico), si tengo que hacer algo que requiere más concentración como escribir un post.
Y si ahora trabajando desde casa te sientes muy sole pero la música o los podcasts te molestan y solo quieres escuchar a gente alrededor y sentirte de alguna manera acompañade, yo usaba antes mucho Coffitivity, en la que puedes escuchar el ruido de fondo de una cafetería o una biblioteca, que parece que aumenta la productividad. Y para les más frikis, como yo, esta web es igual pero con sonidos basados en lugares del universo Harry Potter.
Herramientas offline de organización y productividad
Aunque tenemos la suerte de contar con muchas aplicaciones que digitalizan, creo que es importante no olvidarnos de lo práctico que es a veces un post-it o una agenda en la que tomar notas. Por no hablar de la paz mental que trae tachar con un boli rojo las tareas completadas.
Agenda en papel
Por supuesto es una cuestión de gustos, pero una agenda en papel es una herramienta para poder tomar notas rápidas además de organizar tus días, tus semanas y tus meses.
Para elegir una agenda que se ajuste a tus necesidades hay dos preguntas que debes hacerte: cuánto espacio necesitas y si vas a querer llevarla contigo en algún momento. Así podrás saber si quieres una agenda con vista diaria, semanal o sin fechas y si quieres que sea más o menos grande y pesada.
En mi caso, tengo una agenda de vista diaria, porque apunto la lista de cosas que tengo que hacer cada día ahí, y más bien grande, porque no la saco de casa y siempre la tengo en mi mesa.
Un calendario o planner mensual
Para mí es la mejor forma de organizar el contenido que voy a sacar cada día, pero también se puede usar para apuntar reuniones o fechas límite y así tenerlas a golpe de vista.
Lista de cosas que hacer
Puede ser en un post-it o en un documento diseñado para ello, pero si no quieres una agenda pero necesitas algo donde ir apuntando tareas y organizar mínimamente el día, un papel bonito donde escribir lo que tienes que hacer cada día es una herramienta offline de trabajo muy útil.
Espero haberte descubierto alguna herramienta de trabajo que no conocías, y me encantaría que me contases qué te han parecido.
Y, por supuesto, comparte las herramientas de trabajo que sueles utilizar y que nos recomiendas.
Si quieres saber más sobre mí o trabajar conmigo, puedes seguirme en mis redes sociales. ¡Te estoy esperando!
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